Il 1° Gennaio 2019 entrerà in vigore la Fatturazione Elettronica, e le imprese Italiane saranno le prime in Europa a doverne fare uso. Ma cosa si deve sapere su questa novità?
Questo nuovo adempimento non solo servirà a combattere l’evasione fiscale ma sarà utile anche per quella trasformazione digitale argomento su cui da anni l’Europa sta lavorando con implementazioni di normative e regolamenti tra cui l’ultimo decreto sulla GDPR. Senza ombra di dubbio la fatturazione elettronica garantirà una serie di benefici che porteranno valore alle relazioni che stanno via via digitalizzandosi nel settore del B2B e di tutti gli altri processi aziendali.
Dopo la prima fase, ormai consolidata e riservata solamente alla fatturazione verso la Pubblica Amministrazione diventerà dunque obbligatoria la fatturazione tra imprese e privati.
La Fatturazione Elettronica, come approfondisce anche l’Agenzia delle Entrate, non solo snellirà le pratiche burocratiche ma sarà anche un documento cardine che avrà valore giuridico e fiscale, e sarà un prerequisito per ottenere finanziamenti. Abituerà cosi le imprese italiane a creare cultura digitale e avrà un forte impatto sia nelle relazioni verso i clienti nel ciclo attivo sia nelle relazioni con i fornitori nel ciclo passivo.
Quali sono le 5 cose da sapere sulla Fattura Elettronica?
- Che cosa è innanzitutto la fattura elettronica?
Con questo termine si identifica un processo digitale che coinvolgerà non solo le fasi di creazione ma anche l ’emissione, la ricezione, fino alla conservazione secondo la legge per 10 anni della Fattura Elettronica. La firma digitale apposta sulle Fatture garantirà l’autenticità dell’origine e l’integrità dei contenuti del documento informatico. La sua conservazione digitale prevederà un’ulteriore apposizione di una marca temporale sull’archivio delle Fatture per poterle custodire per i sopracitati 10 anni previsti dalle leggi italiane, questo libererà inoltre gli archivi cartacei dalle stampe massive.
2. Che cosa invece non è la Fattura Elettronica
La Fattura Elettronica non è un semplice file pdf inviato tramite email, è piuttosto un formato elettronico strutturato seguendo un determinato tipo di linguaggio standard denominato XML (eXtensible Markup Language) che consente di effettuare le verifiche previste per legge, poiché rende disponibili le informazioni in maniera immediata; un formato che deve essere necessariamente firmato digitalmente da chi l’ha prodotta, trasmesso tramite il Servizio di Interscambio (SDL) e obbligatoriamente conservato in formato digitale.
3. Chi sarà momentaneamente escluso dalla Fatturazione Elettronica
Tutti i soggetti che possiedono partita Iva avranno l’obbligo di emettere le fatture elettroniche. Tra i privati che si avvalgono del “regime di vantaggio” e del “regime forfettario” la Legge di Bilancio 2018 ha tuttavia stabilito alcune deroghe rispetto questo obbligo di fatturazione elettronica.
4. I vantaggi della fattura elettronica
Con la fatturazione elettronica verranno eliminate quelle pratiche burocratiche e dispendiose che si traducevano con la stampa cartacea e l’imbustamento, le varie interazioni amministrative con il cliente e la gestione della conservazione fisica. I risparmi con le fatture elettroniche, per aziende che emetteranno più di 3000 fatture l’anno, comporterebbero per ognuna tra 7,5 e 11,5 euro secondo l’Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano. Nei casi di aziende che ne emetteranno meno di 3000 i costi scenderanno da 0,9 a 1,8 euro rispetto ai costi che attualmente vanno dai 1,8 a 3,7 euro. I tre casi tradizionali di invio: a mezzo posta, invio per email o pec, consegna a mano verranno sostituiti con il caricamento del documento su Web da cui si genera l’XML_PA, Data Entry su form Web, generazione XML_PA nel gestionale e invio a SdI tramite PEC.
5. Le fatture cartacee non avranno più valore legale
Tutte le fatture elettroniche che saranno ricevute dal 1° gennaio 2019, nel caso in cui verranno stampate, non avranno più alcun valore legale. Chi trasmetterà e riceverà le fatture elettroniche tramite il Servizio di Interscambio dovrà conservare digitalmente le fatture facendo affidamento a soluzioni digitali installate privatamente o, nelle migliori delle ipotesi, a servizi conservatori accreditati esterni. Sebbene l’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione un servizio di conservazione gratuito essa si dichiara non responsabile per eventuali danni o perdite di dati.
C’è da dire infine che avvalersi di un Intermediario Accreditato avrà i suoi notevoli vantaggi rispetto ad un invio tramite email PEC. Gestire la fatturazione elettronica tramite PEC non consentirà infatti una tranquilla gestione dell’elevato numero di fatture da gestire con le conseguenti notifiche di ricezione che aumenterà inoltre il rischio di perdita di dati. Gestire il tutto tramite PEC avrà notevoli fattori di rischio quali: l’impossibilità di rendere totalmente automatizzato la gestione delle fatture elettroniche, i filtri anti Spam, le cancellazioni accidentali e i vari superamenti limite delle dimensioni dell’allegato.
Affidarsi invece ad un Intermediario Accreditato avrà notevoli vantaggi sulla fatturazione elettronica come per esempio: un basso tempo di gestione dei dati, l’integrazione con ERP, l’automatizzazione e nessun rischio della perdita delle fatture.
