Al giorno d’oggi molte delle conversazioni lavorative, ma anche della vita privata, viaggiano via e-mail. L’importante, in mezzo a questo continuo flusso di documenti e informazioni, è rimanere organizzati per evitare di perdere comunicazioni importanti. Abbiamo raggruppato 10 tips per mantenere la casella di posta pulita.
Come mantenere la casella di posta pulita: 10 tips
- Aggiungere filtri e regole
Oggi tutti i programmi e i servizi on-line di e-mail hanno regole, filtri o sistemi di etichette che permettono di muovere e organizzare i messaggi in entrata. Usare queste impostazioni per organizzare i messaggi permette di selezionare quali sono i più importanti. - Non avere paura di eliminare
Dopo aver letto una e-mail, bisognerà sempre fare qualcosa con essa. Non bisognerò salvarla per dopo perché poi verrà facilmente dimenticata in mezzo a tutte le altre. Ovviamente non tutte le e-mail necessitano di una risposta e quindi non ci sono motivi per salvarle per poi eliminarle dopo. - Definire delle risposte automatiche e predefinite
Se ci si rende conto di dare quasi sempre la stessa risposta alle e-mail, si può pensare di creare una lista con le risposte frequenti per poi copiarle e incollarle all’occorrenza. Oppure ci sono degli strumenti molto validi che lo fanno al posto nostro come Thunderbird Quicktext, Lifehacker Texter e AutoHotkey. - Rendere tutto più semplice
Tante volte le persone rendono complicate le loro caselle di posta creando dozzine di diverse cartelle per organizzare le e-mail. Se non c’è modo di creare meno cartelle è necessario usare le regole per filtrare i messaggi all’interno di esse. - Dare sempre risposte brevi
Quando si risponde ad una e-mail bisogna cercare di dare una risposta il più breve possibile e non spendere troppo tempo su una singola e-mail. Il tempo suggerito da dedicare ad ogni singolo messaggio è di 5 minuti per evitare di scrivere una risposta più lunga di tre paragrafi. - Considerare la casella di posta come tale
Molte volte la casella di posta di una persona è piena perché viene considerata come un calendario di cose da fare. Ma il suo scopo non è questo…ci sono strumenti appositi per tenere traccia dei propri impegni come per esempio Microsoft Planner collegato a Microsoft Teams. - Disiscriversi dalle newsletters e disabilitare le notifiche
Sebbene ci siano delle buone intenzioni quando ci si iscrive ad una newsletter, spesso possono esserci e-mail inutili che distraggono sul posto di lavoro. Disiscriversi da qualsiasi newsletter che non si sta leggendo e disabilita le notifiche dai social network è un buon modo per rimanere concentrati. - Non rispondere allo SPAM
Se lo SPAM riesce ad oltrepassare la linea di protezione, non bisogna rispondere mai! Si dovrebbe eliminare subito il messaggio. - Continuare a controllare, ma non troppo
È necessario leggere le e-mail almeno una volta al giorno e non ogni ora. In ogni caso però si possono definire dei momenti prestabiliti per sistemare la casella e-mail e se si ricevono delle notifiche di nuovi messaggi è meglio disabilitarle così non si verrà disturbati. - Cancellarne ancora
Se dopo aver seguito tutti i punti precedenti ci sono ancora messaggi vecchi di settimane bisogna eliminarli. Se non si ha tempo a disposizione per fare ciò si può creare una cartella dedicata alle e-mail vecchie e spostare qui tutte questi messaggi così sarà più veloce eliminarle di seguito.
- Aggiungere filtri e regole
