I team di implementazione di un sistema ERP sono diversi e vari e cambiano in base al tipo di azienda. Le organizzazioni che implementano un sistema ERP possono essere grandi o piccole, altamente strutturate o vagamente in una matrice, pubbliche o private, e potrebbero essere ovunque nel mondo. In una forma o nell’altra, dovrebbero avere tutti questi elementi: un executive steering group, un project management team e un core implementation group.
Date le molte complessità associate all’implementazione di un sistema ERP, è del tutto logico che vari stakeholder di gestione dovrebbero essere presenti per garantire che gli sforzi siano mantenuti. Mentre l’organizzazione di un team di implementazione di un sistema ERP può variare dalla struttura informale a quella burocratica, gli obiettivi sono sempre gli stessi: far funzionare l’ERP in modo efficiente marginalizzando i costi ove possibile.
Consideriamo come sarebbe composto il team di implementazione di un sistema ERP per una piccola o media impresa.
Il team di implementazione di un sistema ERP
Comitato direttivo (steering group)
Questo comitato direttivo di leader senior definisce e gestisce l’obiettivo generale fissato per l’implementazione dell’ERP. I comitati di questo tipo di solito coinvolgono grandi imprese o capi di divisione che guidano la pianificazione del progetto.
Ad esempio, nel caso di una società multinazionale, che opera in numerose località, un tipico appello nominale del comitato direttivo per l’implementazione di un sistema ERP sarebbe simile a questo:
- CEO o EVP – sede centrale
- COO e/o CIO – sede
- CFO – sede
- Vicepresidente/Direttore IT – sede centrale
- Vicepresidente/Direttore Vendite/Marketing – sede
- Vicepresidente/Direttore Produzione – sede
- Direttore Finanza – sede
- Direttore Strutture – sede
- EVP – prima divisione fuori sede
- EVP – seconda divisione fuori sede
- Direttore Produzione – prima divisione fuori sede
- Direttore Produzione – seconda divisione fuori sede
Ancora una volta, questo scenario del comitato suggerisce un’azienda di grandi dimensioni, che rappresenta il funzionamento e la gestione di molti elementi di business internazionali. Tuttavia, un approccio simile può offrire lo stesso valore a un team di implementazione ERP anche all’interno di aziende più piccole.
Team di gestione del progetto (project management team)
Questo gruppo di leader operativi in genere gestisce e dirige la fase di installazione pratica di un’implementazione ERP. Questo team di solito coinvolge le parti interessate dirette che agiscono su elementi principali e subordinati per garantire che tutti i processi tecnici siano definiti e stabiliti congruenti con il programma operativo di un progetto.
Anche in questo caso, per mantenere un appropriato confronto, suggeriamo un’azienda multinazionale, che opera in numerose località.
- Vicepresidente/Direttore IT – sede
- Vicepresidente/Direttore Produzione – sede
- Direttore Finanza – sede
- -Direttore Strutture – sede
- EVP – prima divisione fuori sede
- EVP – seconda divisione fuori sede
- Direttore IT – prima divisione fuori sede
- Direttore IT – seconda divisione fuori sede
- -Direttore Finanza – prima divisione fuori sede
- Direttore Finanza – seconda divisione fuori sede
- Direttore Produzione – prima divisione fuori sede
- -Direttore Produzione – seconda divisione fuori sede
- Gruppi di implementazione
Gruppo di implementazione (implementations group)
Infine, questo gruppo aggiuntivo di parti interessate funge da team di supporto di intervistati orientati alla linea, che entrano nel vivo di cosa/come/quando ogni modulo ERP deve essere applicato. Questa squadra include:
- Principali linee di business costituenti
- Partner esterni chiave
- Partner di terze parti (tecnici/commerciali)
- Consulenti necessari
Ancora una volta, questa struttura del progetto è un semplice approccio pro forma alla questione di un team di implementazione ERP completo. Che un’azienda sia grande o piccola, questo complesso di “ingegneri della conoscenza” deve essere utilizzato come elemento critico di un’implementazione; fare diversamente può far sì che un’azienda si trovi rapidamente alla deriva in un mare in tempesta, dove abbondano rocce e banchi di superamento dei costi e possono rapidamente portare a fondo uno sforzo in un batter d’occhio.
Gruppo direttivo (steering group)
Ciò includerebbe i dirigenti senior dei gruppi funzionali interessati dall’implementazione di un sistema ERP e altri pertinenti dell’organizzazione. Definiranno l’ambito del progetto in termini di tempo e budget. Il presidente o amministratore delegato è un membro così come i vicepresidenti. Verrebbero invitati manager funzionali di livello inferiore che comprendono il valore che si trova nell’ERP e che probabilmente vengono preparati per un futuro con l’azienda. Ne farebbe parte anche la persona che gestisce i sistemi informativi. Molte di queste medie imprese sono a conduzione familiare e troveremmo anche una sorella o una cugina come membro. Di solito, ci aspetteremmo alcuni estranei come un CPA o un avvocato. Poiché l’esperienza ERP in questo gruppo potrebbe essere minima, potremmo aggiungere un leader della società di consulenza ERP che fornirà il software.
Team di gestione del progetto (project management team)
Questo gruppo riporta direttamente al gruppo direttivo e garantisce che il progetto rispetti i limiti di tempo e budget. In un’organizzazione di medie o piccole dimensioni, pochi membri lavoreranno a tempo pieno al progetto ERP, quindi è fondamentale che i membri del team possano trovare e formare sostituti, almeno per la durata del progetto e dedicare tempo sufficiente alle esigenze del progetto. Il project manager potrebbe essere l’unico membro a tempo pieno. Il project manager di solito dovrebbe essere una persona dell’azienda in modo che rimanga all’interno della cultura aziendale anche se potrebbe avere competenze ERP meno specifiche rispetto a un consulente a contratto. Ci devono essere uno o più membri dei sistemi informativi, possibilmente uno per il software e un altro per l’hardware e il networking. La maggior parte dei membri del team dovrebbe provenire da reparti funzionali all’interno dell’azienda.
Gruppo di implementazione principale (core implementation group)
Queste persone si occupano dell’effettivo lavoro di implementazione. Il caposquadra è responsabile delle comunicazioni con il team di gestione del progetto. Altri membri saranno esperti funzionali in varie discipline. Gli sviluppatori interni lavoreranno nel team per fornire qualsiasi personalizzazione necessaria e per assistere nella progettazione dei processi di conversione e migrazione dei dati. Verranno reclutati membri ad hoc per lavorare sui test transazionali. Anche altri membri che forniranno formazione potrebbero essere membri.
In generale ci sono delle linee guida che è giusto seguire se si vuole affrontare una corretta ed efficace implementazione di un sistema ERP:
- Scegliere le persone in base alle loro competenze, non ai loro titoli di lavoro.
- Consentire ai team di prendere decisioni.
- Mantenere le comunicazioni tra tutti i livelli del team attive e fluide. Garantire anche le comunicazioni in tutta l’azienda poiché tutti i membri dell’azienda diventeranno utenti del nuovo sistema ERP e le loro voci sono importanti.
