Guida in 5 passaggi all'implementazione
dell'ERP aziendale
Tramite uno strumento come l'ERP aziendale è possibile implementare la pianificazione delle risorse aziendali semplificando processi complessi che richiedono una pianificazione e una strategia accurata. L'integrazione di sistemi e processi front-end e back-end in una piattaforma condivisa, come un ERP aziendale, può richiedere da sei mesi a due anni. Per definire al meglio un processo di implementazione di un ERP aziendale bisogna tener conto di molti fattori come: dimensioni dell'azienda, complessità della configurazione corrente, numero di utenti e trasferimento di dati.Tenendo in considerazione il fatto che, come in tutti i processi, possono esserci dei cambiamenti negli anni, è fondamentale creare un piano di implementazione iniziale dell'ERP aziendale completo. Grazie a questa guida potrai conoscere i 5 passaggi principali per inserire al meglio l'ERP aziendale e rendere il suo funzionamento più semplice ed efficace.
Passaggio uno: preparazione e pianificazione
Riunisci un team di dipendenti, tra quelli in prima linea e i dirigenti di ogni reparto per sviluppare ed eseguire al meglio il piano di progetto di un ERP aziendale. La presenza di diverse persone e, di conseguenza, di competenze diverse, è una garanzia per avere una visione strategica del modo in cui le modifiche apportate al sistema e ai processi aziendali influiranno sulle operazioni di ogni giorno.
Il primo passaggio per questo nuovo team di progetto consiste nel valutare le attuali procedure aziendali per identificare i processi da migliorare o automatizzare tramite l’uso dell’ERP aziendale. Il modo migliore per iniziare a fare questa valutazione è di classificare i processi in ordine di priorità e successivamente semplificare le strategie tramite l’ERP aziendale determinando gli obiettivi e l’ambito della sua implementazione.
Suggerimento
Crea un piano operativo valido per l'implementazione di un sistema ERP aziendale basandoti sull'esperienza di realtà simili alle tue che lo hanno già fatto.
Passaggio due: revisione delle procedure
Fai in modo che il team di progetto dell’implementazione dell’ERP aziendale svolga una revisione chiara delle funzionalità e caratteristiche del nuovo software ERP. Questa revisione ti servirà principalmente per due motivi:
- Permettere al team di progetto di acquisire familiarità con ogni aspetto e funzionalità della nuova soluzione ERP aziendale e identificare competenze e lacune prima dell’implementazione più estesa. Questa esperienza permetterò di definire al meglio la seguente formazione.
- Verificare quali processi manuali verranno automatizzati dal nuovo sistema ERP aziendale e che le modifiche necessarie vengano apportate prima dell’implementazione, per garantire un’automazione senza intoppi.
Suggerimento
Chiedi ai tuoi dipendenti informazioni approfondite sul funzionamento degli attuali processi di lavoro e la loro congiunzione. In questo modo potrai capire in che modo automatizzarli in modo efficace mantenendo alta la produttività.
Passaggio tre: preparazione dei dati
Definisci quali tra i dati esistenti devono essere convertiti nel nuovo sistema e fai un’analisi per eliminare quelli inutili e obsoleti. Se ne hai la possibilità, controlla anche i loro documenti di origine in modo da verificare l’accuratezza e la completezza dei dati. Questa è una fase molto importante in quanto un ERP aziendale funziona al meglio quando i dati che contiene sono i migliori. Se i dati sono incompleti o inutili, il valore di tutto il software ERP verrà sicuramente compromesso.
Dopo aver fatto un valido controllo dei dati e selezionato quelli utili alla tua implementazione crea fogli di calcolo per raccoglierli e segmentarli i dati utili in tabelle logiche e semplificare il passaggio al nuovo sistema ERP aziendale.
Suggerimento
Analizza e prepara i dati aziendali nel migliore dei modi facendone una selezione chiara. Così facendo inserirai all'interno dell'ERP aziendale informazioni utili in grado di migliorare lo svolgimento dei processi e la loro automatizzazione.
Passaggio quattro: test e formazione
In un processo di implementazione di un nuovo ERP aziendale è fondamentale far fare al team di progetto una fase di test e formazione. Il modo migliore per farlo è dar loro un database di test contenente i dati reali di una settimana al fine di convalidare l’output del sistema e la precisione dei test. Un altro risultato che puoi ottenere da questo test è la verifica che le integrazioni e le interfacce funzionino nel migliore dei modi. Oltre a testare il nuovo sistema, questa esperienza pratica con il nuovo software ERP aziendale può essere usata come aiuto al team di progetto per creare appunti e documentazione utili per la formazione dell’intera azienda.
La formazione deve essere definita in base alla tipologia della forza lavoro presente in azienda. Al fine di scegliere quale formazione mettere in atto (personale, e-learning, combinazione delle due) bisogna tener conto di fattori come la quantità di tempo che i dipendenti possono dedicare e il luogo in cui si trovano.
Indipendentemente dal metodo di formazione sull’uso dell’ERP aziendale, questi suggerimenti possono essere utili per rendere questo processo più efficace per tutti:
- Formare i dipendenti più esperti come superutenti del software ERP, in modo che possano intervenire individualmente in caso di problemi degli utenti meno competenti e permettere così al reparto IT di occuparsi di questioni più complesse.
- Aggiungere momenti spensierati durante il processo di formazione per favorire il coinvolgimento e stimolare la competizione amichevole tra colleghi.
- Offrire incentivi per chi completa la formazione entro il tempo predefinito. Una combinazione di piccoli vantaggi e benefit più importanti possono essere strumenti validi per motivare i dipendenti e rendere il processo più piacevole.
Suggerimento
Definisci un processo di test e formazione chiaro e condiviso con tutti i diretti interessati. In questo modo manterrai una comunicazione trasparente con loro e allevierai l'ansia riguardo al passaggio a nuovi strumenti e processi. Il tutto per favorire l'adozione del nuovo software dopo la fase di formazione.
Passaggio cinque: implementazione e valutazione dell'ERP aziendale
Ultima ma non importante c’è l’implementazione vera e propria dell’ERP aziendale e la sua valutazione. Per questo passaggio in particolare è fondamentale creare un elenco di controllo della fase operativa, per i giorni e le settimane successivi all’implementazione, per verificare che vengano soddisfatte queste esigenze:
- Test del sistema in seguito alla fase operativa.
- Programmazione e definizione del budget per gli straordinari del personale o per i dipendenti temporanei.
- Creazione di protocolli di comunicazione per i tempi di fermo del sistema.
- Verifica della velocità di rete e della sua affidabilità.
- Processi di backup dei dati
Come durante ogni cambiamento bisogna essere pronti a rispondere a qualsiasi tipo di domanda e ad inconvenienti. Il team di progetto, in questo caso, deve essere in grado di guidare i dipendenti lungo il processo di implementazione dell’ERP aziendale. Per quanto riguarda il team IT invece, deve essere pronto ad apportare le modifiche necessarie.
Dopo l’implementazione dell’ERP aziendale è importante valutare i risultati della soluzione ERP rispetto alle finalità e agli obiettivi stabiliti inizialmente durante la fase di pianificazione. Tutto questo processo finale è da svolgere con il fine di definire eventuali cambiamenti da mettere in atto.
Suggerimento
Esegui controlli dopo l'implementazione dell'ERP aziendale in modo da determinare se l'investimento aggiunge valore alla tua realtà.
Affidati ad un Silver Partner Microsoft come Nekte per affrontare l'implementazione senza pensieri
Il coinvolgimento di un provider di soluzioni all’inizio dell’inserimento di un ERP aziendale aumenta senza dubbio la probabilità di raggiungere il successo senza problemi. I provider come Nekte gestiscono l’acquisto, la distribuzione e la configurazione iniziale delle soluzioni ERP al posto del cliente, offrendogli tutta la loro professionalità ed esperienza sul campo. In questo caso Nekte, essendo Microsoft Silver Partner, è specializzato nella distribuzione di ERP aziendale che fanno parte delle soluzioni Microsoft.
Di conseguenza, tutta l’implementazione di questo nuovo software gestionale sarà un’esperienza valida e sicura per l’azienda che vuole affidarsi ad un provider di soluzioni qualificato e professionale.
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