Come valutare la sostituzione di un software ERP e di contabilità

Come valutare la sostituzione di un software ERP e di contabilità

Dal primo giorno, un’azienda continua ad imparare e cercare i modi migliori per ottenere il meglio dai propri software ERP di contabilità. Che si tratti di come competere meglio nel mercato, o quali nuovi strumenti e servizi possono aiutare a supportare l’organizzazione, ogni nuova sfida presenta un’opportunità per adattare il modello di business e posizionarsi al meglio per il futuro.

Ciò però non significa che l’apprendimento sia facile. Infatti, il cambiamento e l’adattamento sono necessità scomode, ma è questa crescita che aiuta a diventare chi si desidera nel futuro.

Man mano che un’azienda cresce bisogna prendersi responsabilità e aspettative che le operazioni precedenti non erano state progettate per gestire. A questo punto, i modelli e le risorse su cui ci si è sempre affidati semplicemente non funzionano più come prima.

Quando questo momento arriva, ci sono tipicamente tre modi per gestire questa crescita:

  • Cavalcarla

Alcune aziende sperano di cavalcare queste sfide con le loro soluzioni attuali. Se ci si identifica in questo modo di fare, ci si può sentire senza scopo, frustrato e sopraffatto da questa ondata di nuova crescita e sperare che le cose si sistemino e stabilizzano da sole.

  • Assumere più persone

Mentre questo approccio è ottimo per alleviare la tensione iniziale di crescita, assumere nuove persone significa provvedere anche a quelle persone (benefici, stipendi, spazi di lavoro…) e spesso può non rappresentare una soluzione efficiente o conveniente.

  • Acquistare più strumenti

Qui puoi mettere insieme un gruppo di servizi mix-and-match per mantenere in esecuzione le operazioni. Sebbene ogni singolo pezzo possa funzionare bene in modo indipendente, queste soluzioni potrebbero avere difficoltà a funzionare bene insieme e richiedere risorse aggiuntive per la gestione, dai backup, all’archiviazione, all’aggregazione dei dati, alla gestione e alla manutenzione fino alla formazione delle persone sull’uso di tali strumenti.

  • Ripensare al processo

Di queste quattro opzioni, ripensare i processi richiede molta auto coscienza. Questo significa fare un passo indietro e valutare onestamente il modo in cui gli strumenti e le operazioni lavorano insieme. Aiutano la crescita o sono un intralcio?

Passa da reattivo a proattivo e valuta il software ERP e di contabilità

Man mano che l’azienda cresce, la contabilità esistente e il software ERP possono iniziare a ostacolare la produttività. Sebbene familiare, alla fine limita la capacità di realizzare il proprio potenziale. Ignorare il cambiamento è una reazione naturale. Il cambiamento è scomodo ed estraneo. Tuttavia, quando spostiamo la mentalità da reattiva a proattiva, possiamo trarre vantaggio da tali cambiamenti e soddisfare le crescenti esigenze in modo da creare un vantaggio competitivo e costruire verso il successo futuro.

Questo processo funziona in 4 step:

  • Identificare ciò che si vuole;
  • Scoprire gli strumenti che possono essere d’aiuto;
  • Trovare la soluzione migliore;
  • Lavorare sulla nuova soluzione.

Molti leader aziendali devono lottare con i propri limiti.

Parte del sostegno alla crescita sta nell’essere onesti su quali compiti si possono gestire e quali si vogliono passare a qualcun altro. A volte questo può significare assumere un esperto o un appaltatore, ma significa anche trovare strumenti in grado di automatizzare molte delle attività quotidiane.

Ora che sappiamo cosa si vuole dal software di contabilità e dall’ERP, vediamo come arrivarci.

Quando si sceglie la soluzione ERP ideale, questa fase consiste nel soddisfare le esigenze e gli obiettivi di cui abbiamo discusso in precedenza. Se guardiamo esclusivamente alle dimensioni dell’organizzazione, ci sono buone probabilità che il software di contabilità cloud sia la soluzione più adatta alle proprie esigenze.

Con l’avvento del cloud computing e delle soluzioni SaaS (Software as a Service), le organizzazioni di tutte le dimensioni possono beneficiare di una tecnologia mobile, sicura e scalabile senza fare enormi investimenti in server e soluzioni in sede. Secondo la ricerca Deloitte, le PMI che utilizzano un numero di servizi cloud superiore alla media crescono del 26% più velocemente e sono più redditizie del 21% (in media) rispetto a quelle che non utilizzano strumenti cloud.

10 motivi per tenere in considerazione software ERP e contabili in cloud

  • Mantenere i dati al sicuro

Con i servizi cloud, si ha a disposizione più di un semplice spazio di archiviazione; anche sicurezza. Non solo le soluzioni cloud sono dotate di ridondanza integrata per garantire che i backup dei tuoi dati abbiano backup, ma sfrutti anche l’investimento nella sicurezza del partner cloud: milioni di dollari che qualcun altro ha pagato per garantire che i dati rimangano al sicuro.

  • Connettere le persone, processi e dati

Supera la concorrenza con soluzioni unite, adattabili e stabili che lavorano insieme per connettere i team e semplificare le operazioni.

  • Ottenere una panoramica completa dell’azienda

Integrando i dati contabili in un software ERP cloud, si possono ottenere analisi e rapporti in tempo reale per creare un’immagine accurata e aggiornata delle abitudini e delle tendenze della propria azienda.

  • Aumentare il flusso di cassa

I servizi cloud in genere operano su base mensile, per licenza utente, quindi si paga per ciò di cui si ha bisogno e ci si può adattare man mano che la tua azienda cresce.

  • Eliminare gli hardware

La migrazione al cloud offre l’opportunità di scaricare i server in loco e lo spazio sul disco rigido ed eliminare la necessità di monitorare e mantenere questi strumenti.

  • Togliere le responsabilità del server

Rimuovendo le responsabilità del server, il team IT può concentrarsi su attività a valore aggiunto come l’inserimento di nuovi dipendenti e l’espansione dei servizi.

  • Semplificare la mobilità

I controlli di accesso al cloud consentono al team aziendale di lavorare in sicurezza da casa o sul campo con le funzionalità complete dei dipendenti in loco. Con il cloud si possono gestire preventivi, ordini e progetti da qualunque posto.

  • Iniziare velocemente

Poiché le soluzioni cloud sono gestite dal proprio partner, non c’è hardware da configurare o software da installare: si può iniziare sin dal primo giorno.

  • Risparmiare tempo e denaro

Unire contabilità, inventario, gestione delle vendite e altre attività in un’unica soluzione che rende più efficienti le responsabilità che prima richiedevano molto tempo.

  • Scalabilità

Per un’azienda in crescita, la flessibilità di pagare e utilizzare solo ciò di cui si ha bisogno offre la tranquillità di avere sempre il servizio giusto al momento giusto.

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